Przejdź do treści
Fridman
EN

System operacyjny firmy usługowej

Moja firma sprzątająca Reefa (Kraków i Katowice) działa w jednym systemie, który zbudowałem: obiekty, grafik, zmiany, klienci, faktury z kilku kont inFakt, kasa, bank, umowy podpisywane przez link, zakupy i kontrola jakości. Biuro pracuje w panelu app.reefa.pl, a ludzie w terenie przez bota w Telegramie.

Taki system ma sens w firmie usługowej, która ma wiele obiektów, zespół w terenie i kilka podmiotów. Podobny system dla Twojej firmy buduję od 60 000 zł netto. Pracuję z Krakowa, zdalnie i na miejscu w całej Polsce.

13

sekcji panelu zamiast 33, a w nich cała firma (stan na 15.10.2026)

Firma
Reefa, firma sprzątająca B2B z Krakowa i Katowic, działa od 2020 roku
Okres
czerwiec–październik 2026
Moja rola
Właściciel. Projektuję i buduję sam, z agentami AI do kodu i przeglądów.
Usługi
Podobne wdrożenie
od 60 000 złnetto

Jak to wygląda na ekranie

Ekran, na którym sprawdzam, czy każdy ruch na koncie ma dokument. To uproszczony schemat, bez nazw kontrahentów i bez kwot.
Schemat ekranu „Bank i dokumenty”. Prawdziwy panel działa po polsku i rosyjsku i ma więcej kolumn.

Jaki problem rozwiązuje ten system

W firmie usługowej najwięcej czasu biura zjada sklejanie informacji z różnych miejsc. Kto był wczoraj na obiekcie i jak długo. Czy klient zapłacił i który podmiot wystawił mu fakturę. Czy każdy przelew ma dokument. Czy kontrakt w ogóle na siebie zarabia.

W Reefie dochodzi do tego kilka podmiotów, każdy z własnym kontem w inFakt, zespół, który pracuje na obiektach, a nie przy komputerze, i klienci, którzy chcą widzieć, co się u nich dzieje. Chciałem mieć odpowiedź na każde z tych pytań w jednym miejscu, a do tego system, który sam pilnuje rzeczy, o których człowiek zapomina.

Pytania, na które system odpowiada bez telefonu do biura

  • Kto był wczoraj na obiekcie i ile godzin?
  • Które faktury są niezapłacone i w którym podmiocie?
  • Czy każdy przelew ma fakturę albo dokument kosztowy?
  • Czy ten kontrakt na siebie zarabia?
  • Co wysłać klientowi na koniec miesiąca?
  • Kto może zobaczyć stawki, a kto nie?

Co zbudowałem

Panel ma 13 sekcji z zakładkami oraz karty obiektu, pracownika i klienta. Poniżej najważniejsze moduły.

  • Uzgodnienie banku z dokumentami

    Reguła jest jedna: każdy ruch na koncie musi mieć pokrycie. Wpływ ma fakturę, wydatek ma dokument kosztowy. 1. dnia miesiąca system sprawdza to we wszystkich podmiotach, braki zaznacza na czerwono i wysyła do Telegrama. Numer faktury znajduje nawet wtedy, gdy bank złamał go na dwie linie wyciągu, a te same operacje zaimportowane dwa razy (z wyciągu MT940 i przez PSD2) odsiewa sam.

    działa samo

  • Umowy podpisywane przez link

    Własna strona podpisu z jednorazowym kodem SMS albo e-mail i dziennikiem zdarzeń, do którego można tylko dopisywać (forma dokumentowa). Podpis Profilem Zaufanym system weryfikuje sam. AI wyciąga z PDF-u strony umowy, NIP, KRS i osoby podpisujące w 13 sekund, a pieczątki podpisów stawia na liniach podpisu.

  • Role i zakres dostępu

    Jeden katalog uprawnień, który w razie wątpliwości odmawia, i 6 gotowych szablonów ról. Uprawnienia sprawdza baza danych, a nie tylko ekran. Koordynator widzi wyłącznie swoje obiekty i swoich ludzi, co sprawdziłem symulacją ról. Stawki są chronione na poziomie kolumn w bazie.

  • Finanse kilku podmiotów

    działa samo

    Faktury z kilku kont inFakt spływają codziennie rano. Podmiot przełączam jednym kliknięciem, a faktury łączą się z obiektami najpierw po NIP-ie. Klient widzi swoje faktury z PDF-em w portalu.

  • Kasa i raport kasowy

    Dokumenty KW w PDF, eksport do Excela zgodny 1:1 z szablonem księgowej i połączenie z bankiem przez PSD2. 312 wpisów kasowych z 21 zamkniętych miesięcy zaimportowałem do systemu i uzgodniłem co do grosza z dokumentami.

  • Raporty miesięczne dla klientów

    działa samo

    Od października 2026 raport jest włączony dla każdego klienta: 5. dnia miesiąca przychodzi e-mail i PDF z wizytami. Wizyty wynikają z grafiku, a polskie święta do 2030 roku są wpisane w kalendarz.

  • Audyty jakości

    Kontrola według uproszczonej normy INSTA 800. Pomieszczenia do sprawdzenia (próba 4%) losuje serwer, więc nikt nie wybiera tych, które dobrze wyglądają.

  • Windykacja

    9 etapów od 2 dni przed terminem do 60 dni po nim: gotowe pisma, skrypt rozmowy, nota odsetkowa w PDF i blokady ustawowe, na przykład wpis do rejestru dłużników dopiero wtedy, gdy prawo na to pozwala.

  • Rentowność kontraktów

    działa samo

    Jedna funkcja w bazie liczy wynik na żywo i zamyka miesiąc. Stawki i parametry mają wersje, więc zamknięty miesiąc już się nie zmienia. Przychód pochodzi z faktur dopasowanych po NIP-ie, a koszt struktury jest rozłożony na roboczogodziny. Tu pokazuję tylko metodę.

  • Zakupy z pomocą AI

    działa samo

    Pracownik pisze albo fotografuje, czego brakuje, po polsku, rosyjsku lub ukraińsku. AI zamienia to na pozycje z katalogu 52 produktów, szuka ofert na Allegro, wybiera najlepszą i zapasową z uzasadnieniem, a opiekun obiektu dostaje to w Telegramie z przyciskami „Zamówione” i „Dostarczone”.

  • Kadry i dokumenty pracowników

    9 dokumentów na start powstaje z karty pracownika, razem z nakładką na urzędowy PIT-2. Co miesiąc AI rozpoznaje typ i miesiąc każdego dokumentu i pokazuje, czego u kogo brakuje.

  • Lista „Wymaga uwagi”

    Jedna lista spraw ze wszystkich modułów. Moje komentarze do nich trafiają do kolejnych porannych briefów.

  • Instrukcja w panelu

    38 rozdziałów po polsku i rosyjsku. Każdy widzi tylko te, które dotyczą jego uprawnień.

Jak to jest połączone

Wszystko zapisuje się w jednej bazie, a uprawnień i reguł pilnuje sama baza. Zielona lampka oznacza krok, który działa bez człowieka.

  1. 1. Źródła

    • Bot pracowników w Telegramie

      zmiany, zdjęcia, prośby o zakupy

    • inFakt, kilka kont

      faktury sprzedaży i kosztów

    • Bank

      PSD2 i wyciągi MT940

    • Dokumenty PDF

      umowy, KW, dokumenty kadrowe

  2. 2. Baza i reguły

    • Postgres z RLS

      uprawnienia sprawdza baza

      działa samo

    • Funkcje i harmonogram

      synchronizacje, raporty, kontrole

      działa samo

    • AI (Claude)

      czyta dokumenty i prośby

      działa samo

  3. 3. Moduły

    • Grafik i zmiany

    • Finanse, kasa i bank

      uzgodnienie 1. dnia miesiąca

      działa samo

    • Umowy z e-podpisem

    • Jakość i zakupy

    • Rentowność kontraktów

      zamknięcie miesiąca

      działa samo

  4. 4. Wyniki

    • Raport PDF dla klienta

      5. dnia miesiąca

      działa samo

    • Briefy i alerty w Telegramie

      12 funkcji raportujących

      działa samo

    • Panel, 13 sekcji

      tu decyduje człowiek

      decyduje człowiek

    • Portal klienta

      faktury i zdjęcia ze zmian

Dane z bota, inFaktu, banku i dokumentów trafiają do jednej bazy z uprawnieniami. Na niej działają moduły, a wyniki wychodzą jako raporty, alerty, panel i portal klienta.

Legenda:działa samodecyduje człowiekdane, ludzie albo miejsce pracy

Liczby z systemu

Liczby z systemu, z datą pomiaru
Co mierzęWartość
Sekcje w menu panelustan na 15.10.202613 (wcześniej 33)
Wpisy kasowe zaimportowane i uzgodnioneokres 09.2024–05.2026stan na 11.07.2026312 z 21 miesięcy, zgodne co do grosza
Zmiany zarejestrowane w systemiestan na 14.10.2026ok. 2 700
Zdjęcia z obiektów w systemiestan na 16.09.2026ponad 2 800
Błędy znalezione w audycie nowego panelustan na 2.07.202660 wysokiej i średniej wagi oraz 68 drobnych; 128 poprawek w 3 wdrożeniach
Ekrany i okna sprawdzone na telefoniestan na 10.07.202674
Testy modułu umówtest na żywo z 15.10.2026stan na 17.10.2026112, na żywo 43 z 43
Testy silnika rentownościstan na 18.10.202658 sekcji testów SQL

Nie publikuję kwot: przychodów, stawek, sald ani wyników kontraktów. Liczba obiektów i klientów to dane wewnętrzne.

Przed każdym ryzykownym wdrożeniem kod sprawdzają niezależni recenzenci (agenci AI). Wdrożenie uznaję za zakończone dopiero wtedy, gdy zmiana jest widoczna w kodzie działającego systemu.

Na czym to działa

React, Vite, TypeScript
panel w przeglądarce, wygodny też na telefonie
Supabase: Postgres z RLS
dane i uprawnienia pilnowane przez bazę
Supabase Edge Functions, pg_cron
integracje, raporty i zadania według harmonogramu
Telegram Bot API
pracownicy, powiadomienia i briefy dla mnie
inFakt API
faktury z kilku kont
Enable Banking (PSD2), MT940
dane z banku
Anthropic Claude
czytanie umów, dokumentów i próśb o zakupy
SMSAPI, Apify, pdf-lib
kody SMS do podpisu, wyszukiwanie ofert, pliki PDF
Vercel
hosting panelu

Co z tego możesz mieć u siebie

  • Zacznij od jednego procesu, ale w jednej bazie

    Nie trzeba budować wszystkiego naraz. Zaczynam od miejsca, w którym tracisz najwięcej godzin, zwykle grafik i rozliczenie ludzi albo faktury i bank, a każdy kolejny moduł podłączam do tej samej bazy. Po roku nie masz pięciu programów, które ze sobą nie rozmawiają.

  • Uprawnienia w bazie, nie w menu

    Jeśli koordynator nie powinien widzieć stawek, ukrycie przycisku nie wystarczy. U siebie oddałem to bazie danych i sprawdzam testami na rolach. U Ciebie zrobię tak samo.

  • Każdy przelew z dokumentem

    Reguła „każdy ruch na koncie ma pokrycie” wyłapuje braki, zanim zrobi to księgowa. Da się ją podłączyć do programu do faktur, który ma API. U mnie to inFakt i dwa źródła danych z banku.

  • Raport dla klienta, który wysyła się sam

    Miesięczny PDF z wizytami wychodzi 5. dnia bez niczyjej pracy. Klient widzi, co zrobiliśmy, a biuro nie składa tego ręcznie.

Usługi, w których to robię

Inne realizacje

  • 1 100 hBot dla zespołu w terenieZmiana zaczyna się i kończy jednym przyciskiem w Telegramie, z lokalizacją i zdjęciami. Przebudowa usunęła 55 problemów i ma 19 testów scenariuszy.
  • 11Agenci AI, którzy prowadzą część firmy11 rutyn i agentów: doktor panelu, treści SEO, wzrost zapytań, moderacja, przetargi i poranny brief. Pięć z nich zapisuje decyzje w dzienniku, a wdrożenia mają automatyczne wycofanie.
  • +30%Wzrost organiczny reefa.plPlan 33 zmian SEO i GEO, 29 darmowych narzędzi, otwarty zbiór norm (460 kategorii z 2 338 wierszy danych) i rutyna treści. Kliknięcia z Google wzrosły w lipcu z 8,6 do 11,2 dziennie.
  • 3 dniKtoSprząta.pl — platforma branżowaKatalog firm z rejestrów publicznych, wyszukiwarka, która poprawia literówki, darmowy panel Pro dla firm i moderacja AI 3 razy dziennie.

Porozmawiajmy o Twojej firmie

30 minut, bez prezentacji sprzedażowej. Opowiadasz, gdzie ucieka czas i pieniądze, a ja mówię, co bym zrobił najpierw i ile to mniej więcej kosztuje.

Umów 30-minutową rozmowęNajpierw zrób diagnozę AI

albo napisz: ilya@fridman.pl